Tietosuojailmoitus

1. Versio, voimaantulo ja soveltamisala

Versio 2026-07-03. Voimaantulo 3.7.2026.

Tämä ilmoitus koskee Vanage-ohjelmistopalvelua, sen verkkosivustoa sekä palveluun liittyvää asiakkuuden, laskutuksen, tuen, tietoturvan ja palveluhallinnan henkilötietojen käsittelyä.

2. Rekisterinpitäjä sekä osapuolten roolit

Vanage-palvelun tarjoaa Bravo Digital Oy, Y-tunnus 3527863-5. Tili-, asiakas-, yhteys-, laskutus-, tuki-, tietoturva-, käyttö-, loki- ja palveluhallintatietojen rekisterinpitäjä on yleensä Bravo Digital Oy. Tietosuojaa koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen email@bravodigital.fi.

Kun asiakas lisää palveluun omaa kirjanpitoaineistoaan tai kuitteihin, laskuihin, pankkitapahtumiin, verkkolaskuihin tai muihin asiakirjoihin sisältyviä kolmansien henkilötietoja, asiakas on yleensä rekisterinpitäjä ja Bravo Digital Oy käsittelee tietoja asiakkaan lukuun palveluntarjoajana ja henkilötietojen käsittelijänä. Roolit voivat poiketa tästä, jos laki tai käsittelyn erityinen asiayhteys sitä edellyttää.

Asiakkaan lukuun tapahtuvaa käsittelyä koskevat lisäksi käyttöehtojen henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot.

3. Käsiteltävien tietojen ryhmät

• Tili- ja tunnistautumistiedot: nimi, sähköpostiosoite, kirjautumis- ja tilitiedot, sähköpostin vahvistaminen, salasanan palautus, istunnot ja Google-kirjautumisen tunnisteet.

• Organisaatio- ja jäsentiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteystiedot, jäsenet, roolit, kutsut, käyttöoikeudet ja palveluasetukset.

• Asiakas-, yhteys- ja laskutustiedot: yhteyshenkilöt, laskutusosoitteet, tilaus, palvelupaketti, laskutuskausi, maksutapa, Stripe-tunnisteet, lasku- ja maksuhistoria sekä käyttöön perustuvat veloitustiedot.

• Kirjanpito- ja lähdeasiakirjatiedot: kuitit, PDF- ja kuvatiedostot, tositteet, kirjaukset, vastapuolet, luokat, ALV-tiedot, raportit, vienti- ja arkistoaineistot.

• Myynti-, osto- ja verkkolaskutiedot: laskujen osapuolet, osoitteet, rivit, verotiedot, maksutiedot, liitteet, toimitus- ja tilatiedot sekä lähetettyjen ja vastaanotettujen verkkolaskujen aineistot ja käyttötapahtumat.

• Pankkitiedot: liitettyjen tilien metatiedot, kirjatut pankkitapahtumat, summat, viitteet, maksunsaajat ja -maksajat, yhteyden tila, täsmäytysehdotukset ja käsittelytilat. Vanage ei pyydä asiakkaan verkkopankkitunnuksia itselleen.

• AI- ja asiakirjankäsittelytiedot: poimintaan lähetetty asiakirjasisältö, tunnistetut kentät, luokittelu- ja kirjausehdotukset, käsittelytilat sekä virhe- ja laatutiedot.

• Käyttö-, loki-, tietoturva- ja auditointitiedot: tapahtuma-ajat, käyttäjä- ja organisaatiotunnisteet, IP-osoite ja selain- tai laitetiedot tilanteen mukaan, tiedostojen tekniset tiedot ja tiivisteet, tarkastus- ja haittaohjelmatulokset, auditointitapahtumat ja rajatut diagnostiikkatiedot.

• Tukiviestit: tukikeskustelut, viestien sisältö, lähettäjät, organisaatioyhteys ja asian käsittelytiedot.

• Vero- ja Suomi.fi-työnkulkujen tiedot: veroilmoitusten tai valtuutusten valmisteluun, lähettämiseen, tilaan ja tekniseen käsittelyyn tarvittavat tiedot silloin, kun kyseinen toiminto on otettu käyttöön.

4. Tarkoitukset ja oikeusperusteet

Sovellettava oikeusperuste määräytyy käsittelyn tarkoituksen ja osapuolten roolin mukaan. Kun Vanage käsittelee tietoja asiakkaan henkilötietojen käsittelijänä, käsittely perustuu ensisijaisesti asiakkaan dokumentoituihin ohjeisiin ja asiakkaan omaan oikeusperusteeseen.

Vanage ei käytä suostumusta sopimuksen toteuttamisen yleisenä perusteena. Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä arvioidaan käsittelyn tarpeellisuus sekä rekisteröidyn oikeudet ja kohtuulliset odotukset.

5. AI-avusteinen käsittely ja automaatio

Asiakirjojen sisältöä voidaan käsitellä AI-avusteisesti, jotta palvelu voi muodostaa luonnoksia esimerkiksi toimittajasta, päivämäärästä, summista, ALV-tiedoista, luokittelusta ja kirjanpitokäsittelystä. Tulos on ehdotus: se voi olla puutteellinen, virheellinen tai asiayhteyteen sopimaton. Käyttäjän tulee tarkistaa aineisto, kirjausehdotukset ja verokäsittely ennen kuin niihin luotetaan.

Kun laskun ja pankkitapahtuman summa, viite ja muut tiedot muodostavat yksiselitteisen osuman, palvelu voi päivittää laskun maksetuksi ja luoda siihen liittyvän maksuperusteisen kirjauksen. Epäselvät tai ristiriitaiset tapaukset jäävät käyttäjän tarkistettaviksi, jos toiminto tukee kyseistä käsittelyä.

Palvelua ei ole tarkoitettu tekemään luonnollista henkilöä koskevia yksinomaan automaattisia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Vanage on kirjanpidon työnkulkuja avustava ohjelmisto, eikä automaatio poista asiakkaan tarkistus- tai lakisääteisiä velvollisuuksia.

6. Palveluntarjoajat, alikäsittelijät ja siirrot

Vanage käyttää palvelun tuottamiseen tarpeellisia alikäsittelijöitä ja muita palveluntarjoajia. Toteutuksesta ja käyttöön otetuista ominaisuuksista riippuen näihin kuuluu seuraavia palveluryhmiä:

• tietokanta- ja hosting-infrastruktuuri;

• tiedostojen ja objektien tallennus;

• tunnistautuminen ja Google OAuth;

• sähköpostien toimitus;

• Stripe-tilauslaskutus ja maksujen käsittely;

• OpenAI ja muu AI-avusteinen asiakirjankäsittely;

• Enable Bankingin pankkiyhteydet;

• Apixin verkkolaskupalvelut;

• Veron ja Suomi.fi:n työnkulut silloin, kun ne on otettu käyttöön; sekä

• tiedostojen tarkastus ja haittaohjelmien tunnistus.

Luettelo kuvaa palveluryhmiä eikä ole lupaus täydellisestä tai muuttumattomasta tuotantoympäristön alikäsittelijäluettelosta. Palveluntarjoajat saavat käsitellä tietoja vain tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa ja sovellettavien sopimus- ja tietosuojavelvoitteiden mukaisesti.

Tietoja voidaan käsitellä ETA-alueella ja sen ulkopuolella palveluntarjoajasta ja tuotantokonfiguraatiosta riippuen. Jos tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, siirrolle käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista perustetta ja tarvittaessa asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission vakiolausekkeita, tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä ja täydentäviä suojatoimia.

7. Säilytys, tilin sulkeminen ja poistaminen

Tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja niin kauan kuin niitä tarvitaan palvelun tuottamiseen. Kirjanpito-, vero-, laskutus-, maksamis-, tietoturva-, auditointi-, riita- ja muut lakisääteiset tiedot voidaan säilyttää pidempään sovellettavan velvoitteen tai perustellun tarpeen vuoksi.

Kirjanpitoon vahvistettu asiakkaan aineisto ja siihen liittyvät lähdeasiakirjat voidaan säilyttää kirjanpito- ja verolainsäädännön mukaisten säilytysvelvoitteiden ajan. Peruutettu, epäonnistunut tai muuten kirjanpitoon sitomaton tiedostolataus voi tulla poistokelpoiseksi lyhyemmän elinkaaren mukaisesti. Nykyisessä toteutuksessa peruutetun sitomattoman latauksen poistokelpoisuus alkaa aikaisintaan 7 päivän ja epäonnistuneen sitomattoman latauksen aikaisintaan 14 päivän kuluttua, jos aineistoon ei liity muuta säilytysperustetta.

Tilin tai organisaation sulkeminen ei välttämättä poista säilytysvelvoitteen alaista aineistoa. Käytettävissä oleva kirjanpitoarkisto tulee ottaa talteen ennen sulkemisen vahvistamista. Palvelussa luotu sulkemisarkisto voi olla saatavilla rajatun ajan, mutta tämä ei korvaa asiakkaan omaa lakisääteistä säilytysvelvollisuutta.

Varmuuskopioista poistuminen voi tapahtua viiveellä niiden kierron mukaisesti. Poisto voidaan toteuttaa ensisijaisesti aktiivisista järjestelmistä ja varmistaa palautustilanteessa poistomerkintöjen uudelleenkäsittelyllä. Osa lokeista, auditointitiedoista ja poistamisen todentamiseen tarvittavista, mahdollisuuksien mukaan rajatuista tiedoista voidaan säilyttää tietoturvan ja osoitusvelvollisuuden vuoksi. Myös ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat säilyttää omia lakisääteisiä tai teknisiä tietueitaan.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Soveltuvin osin rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy henkilötietoihinsa;

• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua;

• pyytää tietojen poistamista;

• pyytää käsittelyn rajoittamista;

• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä; sekä

• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun siirto-oikeuden edellytykset täyttyvät.

Pyynnön tekijän henkilöllisyys ja oikeus toimia organisaation puolesta voidaan varmistaa ennen pyynnön toteuttamista. Poistoa, rajoittamista tai vastustamista voidaan joutua rajaamaan esimerkiksi kirjanpito-, vero-, laskutus-, tietoturva-, oikeusvaade- tai muun lakisääteisen velvoitteen vuoksi. Jos Vanage käsittelee tietoja asiakkaan lukuun, pyyntö ohjataan tarvittaessa kyseiselle asiakkaalle rekisterinpitäjänä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Suomen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Lisätietoja on Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivustolla.

9. Tietoturva

Vanage käyttää riskiin suhteutettuja teknisiä ja organisatorisia suojaustoimia. Toteutukseen kuuluu käyttöoikeuksien rajaamista käyttäjän, organisaation ja roolin perusteella, salattuja verkkoyhteyksiä, valittujen integraatiotunnusten sovellustason salausta, lokitusta ja auditointia sekä tiedostotyypin, koon ja sisällön tarkastuksia ja haittaohjelmaskannausta silloin, kun se on ympäristössä määritetty.

Mikään järjestelmä ei ole täysin riskitön. Asiakas vastaa omien tunnustensa, laitteidensa, käyttöoikeuksiensa ja palveluun lisäämänsä aineiston asianmukaisesta suojaamisesta.

10. Evästeet ja paikallinen tallennus

Palvelu käyttää kirjautumisen ja istunnon hallinnan kannalta välttämättömiä evästeitä sekä kielivalinnan muistavaa toiminnallista evästettä. Selain voi lisäksi tallentaa toiminnallista käyttöliittymätilaa paikallisesti. Mahdollisesta muusta evästeiden tai vastaavien tekniikoiden käytöstä ilmoitetaan ja pyydetään suostumus silloin, kun laki sitä edellyttää.

11. Muutokset ja yhteydenotto

Ilmoitusta voidaan päivittää palvelun, käsittelytapojen, palveluntarjoajien tai lainsäädännön muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan asianmukaisella tavalla ennen muutoksen voimaantuloa, jos muutoksen luonne sitä edellyttää. Ajantasainen versio ja voimaantulopäivä näkyvät tämän ilmoituksen alussa.

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen email@bravodigital.fi.